元事務員が教える！残業時間をカットできる電卓マジックとは？

仕事もプライベートも充実した1日を過ごしたい・・・そんな女性にとって、長時間残業は悩みの種でしょう。「書類が山になっていて帰れない」という経験談はよく聞きますよね。とはいえ、事務仕事は道具を上手く使うことで、効率的に進められます。以外と知らない人が多のですが、電卓もそのうちの一つです。手早く仕事を終えるために、今回は「賢い電卓の使い方」について紹介します。

実は便利な電卓機能！正しい使い方で計算速度をアップ

間違った電卓の使い方をしていませんか？

「仕事中に電卓をよく使う」という会社員の皆さん。電卓は事務仕事だけでなく、接客や営業にも使う機会が多いですよね。会社のデスクに、自分専用の電卓が置いてあるという人もいるでしょう。

事務仕事が中心となると、電卓を使った作業も多くなりがちです。そのため「電卓での計算が面倒」または「途中でよく計算ミスをしてしまう」という人もいるようです。その場合、電卓の便利な機能を使わずに、間違った使い方をしている可能性があります。心当たりがある人は、一度電卓の使い方を見直してみましょう。

四則演算だけじゃない！電卓の便利な機能

電卓の機能は、四則演算だけではありません。一つ一つのキーを見ていくと、「GT」や「MR」など、普段は使わないキーが見つかりませんか？実を言うと、これらはとても便利な機能で、上手く使えば計算がサクサク進みます。使いこなすことができれば、作業効率がアップして時間の節約につながるんです。では、これらのキーはどのような使い方ができるのでしょうか？

「メモリーキー」を使えば、メモなしで複雑な計算が可能に

メモリーキーの役割とは？

まずは「メモリーキー」について見ていきましょう。メモリーキーには「M＋」「M-」「MR/RM」「MC/CM」の4種類があり、入力した数字を保存しておきたい時に使います。簡単に言うと、電卓に数字を覚えさせる機能です。「M」はメモリーの頭文字を指すので、覚えやすい機能でしょう。この機能を使えば、メモを取らずに複数の計算を行うことができるのです。

【メモリーキーの役割】

• 「M＋」：数値や計算結果をメモリーに足します
• 「M-」：数値や計算結果をメモリーから引きます
• 「MR/RM」：記録されている数値を呼び出します
• 「MC/CM」：記録されている数値を消去します

※「MR/RM」「MC/CM」は電卓によって表記が異なります

メモリーキーを使わないとどうなる？

メモリーキーには、どのような使い道があるのでしょうか？ここでは、例として「2つの式の計算結果を足す場合」について考えてみましょう。

• 【式1】10×10＝100
• 【式2】20×20＝400
• 【1と2の合計】100＋400＝500

式1と式2の答えは、それぞれ100、400であるとわかります。この2つを合計すると100＋400＝500となりますよね。2つの式の合計を一回の計算で出す場合、ほとんどの人は「10×10＋20×20＝500」で考えるのではないでしょうか。

ところが、電卓でこの計算式を入力すると、全く違う数字が表示されます。実際に試してみるとわかりますが、2400というまったく桁外れの数字になるのです。電卓は入力された順番に計算処理を行うため、このような結果になってしまいます。つまり、四則演算のキーだけでは、電卓で複雑な計算ができないのです。

例えばこんな使い方ができます

ここで、メモリーキーの出番です。下の手順でキーを押していけば、小計と合計をラクに計算できるでしょう。

例）10×10＝100（式1）と20×20＝400（式2）の合計を知りたい場合

【1】【0】【×】【1】【0】【M＋】（式1の計算）→【2】【0】【×】【2】【0】【M＋】（式2の計算）→【MR/RM】（式1と式2の合計を計算）

「M＋」で小計を出し、「MR/RM」で合計を出すことができます。商品ごとの売り上げと、全体的な売り上げの両方を計算したいという時に便利な機能でしょう。このように電卓の特殊なキーを使えば、複雑な計算でも短時間で結果を出すことができるのです。作業量と作業時間が節約できる便利な機能だと言えるでしょう。

「グランドトータル」でラクに合計が出せる！

グランドトータルキーの役割とは？

次は「グランドトータルキー」について見ていきましょう。こちらは「GT」と書かれたキーを指し、メモリーキーと同じく複数の計算を行う時に便利です。グランドトータルキーを使うと、「＝」を押すたびに自動で計算結果が追加されていきます。

具体的な使い方を見てみましょう

では、グランドトータルキーを使って「2つの式の結果を足す場合」について考えてみましょう。

• 【式1】10×10＝100
• 【式2】20×20＝400
• 【1と2の合計】100＋400＝500

上の式は、メモリーキーの説明であげた例と同じものです。グランドトータルキーを使う場合は、次の順番でキーを押していきます。

【1】【0】【×】【1】【0】【=】【2】【0】【×】【2】【0】【=】【GT】

「＝」で小計を、「GT」で合計を出します。こちらの機能も、複数の計算を同時に行う場合に役立つでしょう。

電卓の正しい使い方は、意外と知らない人が多いものです。メモリーキーやグランドトータルキーを使えばすぐに終わる計算でも、その機能を知らないばかりに、時間をかけながら細かな計算を続けている・・・そんな人も少なくありません。

道具を賢く使って仕事を効率化すれば、時間の節約にもつながります。時間の節約をした分、経験や勉強はもちろん、趣味や交友関係を広げるなど自己投資の時間を増やしてみることをおススメします。