成果を上げて残業ゼロに！
デキる働き女子のお仕事習慣とは？

仕事とは、本来「労働時間」ではなく、働いた「成果」によって評価されるべきもの。ダラダラと会社に残って残業をするではなく、テキパキ仕事を終わらせて、アフターファイブもしっかり楽しむ人こそ、目指すべき働き女子ですね。今回は、そんなデキる働き女子が実践している、効率的に働くポイントをご紹介します。

時給を考えて仕事をしよう

長時間労働がよしとされていたのは、昔の話。効率的に業務をこなし、残業ゼロで、質の高い仕事をすることこそ、現在の理想的な働き方ですね。

あなたが、効率的にお金を稼ぐことができているかを判断する際には、自分の時間をお金に換算した「時給」を考えてみるようにしましょう。

「時給」は、自分の「年収」を年間の「労働時間」で除することで求めることができます。同じ年収の場合、労働時間をより短くした方が、効率的に仕事ができているということになりますね。「時給」について、さらに詳しく知りたい方は、「働き女子必見！長時間労働にならないために、自分の時給を考えよう」を確認してみましょう。

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タイムロスをなくす方法

それでは具体的に、仕事をテキパキ片付けていく方法を見ていきましょう。まずは、毎日の仕事において、時間の無駄使いをなくすテクニックです。

不要な打ち合わせをしない

打ち合わせを早く終わらすことができれば、自分の業務に、より時間をかけることができます。ダラダラと長引かせずに、必要なことのみを話し合うようにしましょう。

まず、打ち合わせでは、話し合う目的やゴールを明確に。打ち合わせの出席者全員が、会議の前提条件をしっかり把握しておくことが大切です。

また、議論が堂々めぐりになってしまった時のために、話し合いの「落としどころ」を決めておくとよいでしょう。

打ち合わせでは、あなたが影のタイムキーパーとなって、話し合いを引っ張っていく存在になりましょう。受け身にならず、円滑に終わらせられるように進めていくことがポイントです。

期限を決めて仕事をこなす

どんな業務でも、自分で期限を決めて、ひとつひとつ片付けていくようにしましょう。

例えば、取引先の人に問い合わせをした際に、ずっと返信を待っているというのはNG行動です。相手を思いやり過ぎて、督促メールや電話をしないと、自分の仕事がすすみませんね。

あらかじめ回答期限を決めて、計画通り業務をこなしていきましょう。

文書の作成を早くする

効率的に仕事をする上でポイントとなるのは、文書作成業務です。メールや会議の議事録、プレゼンテーション資料など、短時間で質が高い文書を作成することができれば、業務効率がグッと上がりますよ。

いつも使う言葉は辞書登録

「いつもお世話になっております」「引き続きよろしくお願いいたします」などの文言は、メールを書く上で必ず登場してくる文章ですね。

このように、よく使う文言は、パソコンの辞書機能を利用して、あらかじめ登録しておくようにしましょう。定型文を利用すれば、誤字脱字を減らすこともできますよ。

箇条書きですっきりと

丁寧過ぎて、趣旨や変更点などが分かりにくい長文メールや会議の資料を作成するのはNGです。最も伝えたいポイントや大事な変更点などは、シンプルな箇条書きでまとめましょう。

さらに、パワーポイントなどの資料において、デザインにこだわりすぎるのもNG行動。図やグラフは、趣旨が伝わればよいので、デザインに凝る必要はありません。レイアウトにこだわった資料にすると、時間ばかり消費してしまうので、必要な情報が簡潔に書かれている資料を作成するようにしましょう。

書類の断捨離で仕事を効率的に

最後にご紹介する時短仕事テクニックは、整理整頓についてです。仕事においても、「断捨離」が大切。今すぐできる仕事の整理整頓の方法を見ていきましょう。

資料に埋もれないデスクに

仕事をしていると、どんどん溜まっていってしまう資料。「いつか使うかも」と書類を全て保存してしまうと、いざ必要な時に、なかなか見つからないなんてこともありますね。

そこで、書類をしっかり断捨離。いらない資料をいつまでもデスクに保存しておかないようにしましょう。

まず、現在進行中の案件の書類と、過去の案件の書類を大きく二分化。過去の書類については、1年たっても一度も見返さなかったものは破棄する、などのルールを決めて、定期的に整理整頓するルール作りをしましょう。

また、分量が多くてかさばるものは、スキャンして電子ファイル化してしまうのもオススメですよ。

パソコンのフォルダを整理整頓

紙の文書と同様に、仕事に使用するパソコンの中身も、しっかり断捨離するようにしましょう。

まず、フォルダの中身を見返して、使わない文書やメールはゴミ箱へ。必要なものがすぐに探しやすいようにしておくことがポイントです。

また、文書のファイル名の付け方を統一しましょう。作成年月日などをタイトルにいれると、整理がしやすいですね。

資料や書類をきちんと整理整頓しておけば、万が一仕事を休んでしまった時でも、同僚や上司の方に、スムーズに引き継ぎをすることができますよ。

いかがだったでしょうか。毎日の何気ない業務でも、タイムロスをなくすポイントがたくさんあることが分かりましたね。早速明日から、仕事をサクッと終わらせて、しっかりお金を稼ぐ、キラキラ働き女子を目指しましょう。